Kapitola 4 z 13
Případ, stavy a zákonné lhůty
Osm stavů, dvě lhůty, prodloužení a barevný odpočet — jak systém hlídá zákon za vás.
Pro příslušné osoby a řešitele, kteří případy zpracovávají.
Zákon o ochraně oznamovatelů ukládá dvě konkrétní lhůty a SafeHouseCrew je počítá automaticky od okamžiku podání. Nejde je vypnout ani ručně přepsat — lze jen splnit, nebo (u druhé z nich) dvakrát prodloužit.
| Lhůta | Zákon | Délka | Splní se tím, že… |
|---|---|---|---|
| Potvrzení přijetí | § 12 odst. 2 | 7 dnů od podání | tým případ převezme a potvrdí přijetí |
| Vyrozumění o posouzení | § 12 odst. 3 | 30 dnů od podání | případ přejde do stavu Vyřešeno nebo Uzavřeno |
Osm stavů případu
Co který stav znamená a co spustí.
- Přijato
- Výchozí stav po odeslání. Běží obě lhůty, případ ještě nikdo nepřevzal.
- Prověřuje se
- Tým se případu věnuje, ale ještě nerozhodl, kdo ho povede.
- Přiřazeno
- Případ má konkrétního řešitele. Ten od té chvíle vidí jeho obsah.
- Čekáme na doplnění
- Tým položil oznamovateli otázku a čeká na odpověď. Lhůty běží dál — na tento stav se nepozastavují.
- Řeší se
- Aktivní práce na nápravě.
- Vyřešeno
- Zaznamená se čas posouzení, čímž se splní lhůta podle § 12 odst. 3.
- Uzavřeno
- Zaznamená se čas posouzení i uzavření. Případ zůstává v evidenci.
- Archivováno
- Případ je vyřízený a odložený; z běžných přehledů zmizí, v evidenci zůstává.
Každá změna stavu automaticky přidá do vlákna systémovou zprávu „Stav vašeho případu se změnil.“, takže oznamovatel při další kontrole pozná, že se něco děje. Změna se zároveň zapíše do auditního logu jako STATUS_CHANGED s původní i novou hodnotou.
Barevný odpočet lhůt
Jak číst barvy u případů v seznamu i v detailu.
| Barva | Význam | Kdy nastane |
|---|---|---|
| Zelená | V pořádku | Zbývá víc než třetina lhůty. |
| Oranžová | Blíží se | Zbývá poslední třetina lhůty (u 7denní lhůty tedy ~2,3 dne). |
| Červená | Kritické | Zbývá 48 hodin nebo méně. |
| Tmavě červená | Po lhůtě | Lhůta už uplynula a povinnost nebyla splněna. |
Odpočet zmizí ve chvíli, kdy je povinnost splněná — potvrzené přijetí zezelená natrvalo bez ohledu na to, kolik času zbývalo. V seznamu případů se dá řadit i filtrovat tak, aby nejnaléhavější případy byly nahoře.
Prodloužení lhůty posouzení
Dvakrát o 30 dnů, maximálně na 90 dnů celkem.
Podle § 12 odst. 3 lze třicetidenní lhůtu pro vyrozumění o posouzení prodloužit až dvakrát, pokaždé o 30 dnů. Celkem tedy nejvýš 90 dnů od podání. V SafeHouseCrew to dělá tlačítko Prodloužit lhůtu v detailu případu.
- Tlačítko vidí pouze příslušná osoba — řešitel lhůtu prodloužit nemůže.
- Po druhém prodloužení tlačítko zmizí; třetí prodloužení systém nedovolí.
- Prodloužení se zapíše do auditního logu jako
ASSESSMENT_EXTENDED. - Odpočet se okamžitě přepočítá a barva se vrátí do zelené.
Automatické připomínky a eskalace
Kdy vám systém sám napíše — a kdy schválně mlčí.
Jednou denně projde automatická úloha všechny otevřené případy a porovná jejich naléhavost s tím, na jaké úrovni už připomínku poslala. E-mail odejde jen při zhoršení — když případ přejde ze zelené do oranžové, z oranžové do červené, nebo když lhůta uplyne.
- Neopakuje se. Zůstane-li případ v oranžové týden, dostanete jeden e-mail, ne sedm.
- Po prodloužení lhůty se úroveň potichu sníží zpět — bez e-mailu. Když se pak lhůta znovu začne krátit, připomínka může přijít znovu.
- E-mail obsahuje jen ID případu, kategorii a zbývající čas — nikdy obsah oznámení.
- Chodí příslušným osobám a přiřazenému řešiteli, nikdy oznamovateli.
Vedle připomínek k lhůtám umí systém posílat i denní souhrn — jeden e-mail se seznamem nových a naléhavých případů, určený produkcím s vyšším objemem oznámení, které by jednotlivé notifikace zahltily. Podrobnosti v kapitole Automatizace a notifikace.
Uchování a anonymizace po pěti letech
Co se s případem stane, když na něj všichni zapomenou.
Případy se uchovávají 5 let od podání, jak vyžaduje zákon. Poté je automatická úloha nevratně anonymizuje: smaže obsah oznámení, celou komunikaci, interní poznámky i přílohy (včetně zašifrovaných blobů v úložišti) a nahradí je poznámkou o odstranění.
Zůstává jen statistická kostra: kategorie, oddělení, stavy a časové značky. Statistiky za minulé roky tak dál sedí, ale k obsahu se nedostane nikdo — ani provozovatel, ani soud, protože už fyzicky neexistuje.